บทที่ 3 การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

1.ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิคส์แบ่งได้กี่วิธีอะไรบ้าง

สามารถจำแนกวิธีการประมวลผลตามลักษณะเครื่องมือที่ใช้ ได้ 3 วิธี คือ

1.       การประมวลผลด้วยมือ ( Manual Data Processing ) เป็นวิธีดั้งเดิม วิธีการประมวลผลไม่ซับซ้อน เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณไม่มาก และไม่เร่งด่วน มีการนำอุปกรณ์ธรรมดามาช่วย เช่น การใช้ลูกคิด กระดาษ ปากกา

2.       การประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล ( Mechanical Data Processing) เป็นวิธีการประมวลผลที่อาศัยเครื่องจักรกลมาทำงานร่วมกับอุปกรณ์สำหรับการประมวลผลด้วยมือ เช่น เครื่องทำบัญชี

3.       การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Processing ) เป็นวิธีการที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ซึ่งนำคอมพิวเตอร์มาใช้ประมวลผล เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมาก ต้องการความรวดเร็ว ถูกต้อง

·      งานที่มีปริมาณมาก

·      งานที่ต้องการความรวดเร็ว

·      งานที่ต้องการความถูกต้อง

·      งานที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล

·      งานที่มีความซับซ้อนในการคำนวณ

·      งานที่มีขั้นตอนและรูปแบบการทำงานซ้ำๆ

        อิเล็กทรอนิกส์ “หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ

         “อิเล็กทรอนิกส์” คือ โทรศัพท์ แฟกซ์ อีเมล์ อินเทอร์เน็ต ก็ถือว่าเป็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วย เพราะคำว่า “วิธีการทางอิเล็กตรอนนั้น” จะหมายรวมถึงการส่งข้อมูลไปตามสายโทรศัพท์ สายแลน สายไฟเบอร์ หรือแม้แต่การส่งข้อมูลผ่าดาวเทียมก็ล้วนแล้วแต่เป็นการประยุกต์ใช้วิธีทางอิเล็กตรอนทั้งหมด      ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์คือ เรื่องราวหรือข้อเท็จจริง ไม่ว่าจะปรากฏในรูปแบบของ ตัวอักษร ตัวเลข เสียง ภาพ หรือรูปแบบอื่นใดที่สื่อความหมายได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่านวิธีการใด ๆ ที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีการแลกเปลี่ยน เรื่องราวหรือข้อเท็จจริง ไม่ว่าจะปรากฏในรูปแบบของ ตัวอักษร ตัวเลข เสียง ภาพ หรือรูปแบบอื่นใดที่สื่อความหมายได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่านวิธีการใด ๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรเลข โทรพิมพ์ หรือโทรสาร

        สำหรับคำว่า "ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" นั้น ถ้าเข้าใจกันแบบง่ายๆ ก็หมายถึง ข้อความที่แต่เดิมปรากฏอยู่บนกระดาษซึ่งใช้แสดงเจตนาหรือแสดงผลผูกพันของตัวบุคคล วันดีคืนดี พอมีการพัฒนาเทคโนโลยีให้สามารถแปลงข้อความให้อยู่ในรูปของ "ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" เพราะต้องส่งถึงกันหรือสื่อสารถึงกัน โดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การส่งถึงกันโดยทางอินเทอร์เน็ต หรือโดยทางโทรเลข หรือโดยทางโทรสาร

        แม้กระทั่งทางโทรพิมพ์ที่อาจเป็นวิธีเก่าที่ไม่ค่อยปรากฏให้เห็นกันเท่าไหร่นักในยุคนี้ จึงเป็นที่มาของการผลักดันให้เกิดการยอมรับผลทางกฎหมายของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ขึ้น และนั่นหมายถึง การยอมรับความเท่าเทียมกันของข้อความที่อยู่บนกระดาษ ให้เท่าเทียมกับข้อความที่อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนั้น ยังมีหลักการสำคัญอีกประการ ในการยอมรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ให้เท่าเทียมกับลายมือชื่อธรรมดาที่เราๆ ท่านๆ เซ็นลงบนกระดาษ

2. จงเรียงลำดับโครงสร้างของข้อมูลขนาดเล็กไปใหญ่พร้อมอธิบายความหมายของโครงสร้างของข้อมูลแต่ละแบบ

การจัดการข้อมูล  (Data  Management) 

การจัดการข้อมูล ในระบบคอมพิวเตอร์หน่วยที่เล็กที่สุดที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้  คือ บิต  แต่การที่จะทำให้ผู้ใช้สามารถสื่อความต้องการในการเก็บข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์และสามารถที่จะนำข้อมูลนั้นออกมาใช้ร่วมกันได้  โดยไม่มีการซ้ำซ้อนของข้อมูลหรือความขัดแย้งของข้อมูล  จึงได้มีการจัดการข้อมูลให้มีลักษณะโครงสร้างลดหลั่นกันอย่างเป็นระบบ  เริ่มตั้งแต่

· บิต  (Bit)  คือเป็นตัวแทนของหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูลที่คอมพิวเตอร์สามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำของระบบคอมพิวเตอร์  ซึ่งประกอบด้วยเลขฐานสอง  นั่นก็คือ  0  และ  1  เท่านั้น·  ไบต์  (Byte)/อักขระ  (Characters)  คือการนำกลุ่มของบิต 7 Bits  หรือ 8 Bits  (ขึ้นอยู่กับมาตรฐานที่ใช้)มารวมกันเป็นตัวอักษร  ตัวเลข  หรือสัญลักษณ์พิเศษ  หนึ่งตัวอักษร  (Character)  เช่น  รหัส  ASCII  1  ไบต์  ซึ่งจะเก็บข้อมูล  01000001  แทนตัวอักษร

·  ฟิลด์  (Field)  คือข้อมูลที่ประกอบด้วยอักขระ  เพื่อให้สามารถสื่อความหมายตามที่ผู้ใช้ต้องการ  เช่น  ชื่อพนักงาน  นามสุกล

·  ระเบียน (Record)  คือการรวมกลุ่มของฟิลด์หลายๆ  ฟิลด์ที่มีความหมายเกี่ยวพันกันมารวมกันอย่างมีความหมาย

·  ไฟล์/ แฟ้มข้อมูล  (File)  คือเป็นการรวมกันของระเบียนหลายๆ ระเบียนที่เกี่ยวพันกันมารวมกัน  เช่น  แฟ้มข้อมูลลูกค้า  แฟ้มข้อมูลการขายสินค้า

 ฐานข้อมูล  (Database)  คือ กลุ่มของข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง (Real  Fact) ที่ถูกนำมารวมไว้ในที่เดียวกันอย่างเป็นระบบ  เพื่อนำไปใช้ในวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง  โดยกลุ่มของผู้ใช้ตั้งแต่หนึ่งกลุ่มขึ้นไป  โดยข้อมูลเหล่านั้นอาจเป็นได้ทั้งข้อความ  รูปภาพหรืออื่นๆ  ซึ่งแต่ละไฟล์ที่นำมารวมกันจะมีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุด

3.ออกแบบแฟ้มข้อมูลจำนวน 1 แฟ้มข้อมูล โดยกำหนด FIELD และ RECORD ตามความเหมาะสม

4.จงอธิบายความแตกต่างระหว่างการประมวลผลข้อมูลแบบแบชและแบบเรียลไทม์

การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)  

การประมวลผลข้อมูลสามารถทำได้ 2 วิธี คือ

การประมวลผลแบบแบตซ์  (Batch  Processing) คือการประมวลผลข้อมูลที่ได้ทำการเก็บรวบรวมไว้เป็นชุดข้อมูลแล้วจึงนำส่งข้อมูลเหล่านั้นไปทำการประมวลผลข้อมูลพร้อมกันทั้งหมดทีเดียวซึ่งระยะเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้เพื่อรอการประมวลผลอาจจะเป็นรายวันรายสัปดาห์รายเดือนหรือรายปีเป็นต้นเช่นการประมวลผลการเสียภาษีประจำปี การคิดดอกเบี้ยเงินฝากของธนาคาร

การประมวลผลแบบเรียลไทม์  (Real - Time Processing)  คือ  การประมวลผลทันทีทุกครั้งที่มีการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบบางทีอาจจะเรียกว่าการประมวลผล

แบบ  Transaction Processing   เช่น ระบบเงินฝาก - ถอนเงินด้วย  ATM  ของธนาคาร  ระบบสำรองที่นั่งในเครื่องบิน ระบบการตัดยอดสินค้าคงคลังทุกครั้งที่มีการสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า  เป็นต้น

การประมวลผลข้อมูลทั้งสองวิธีขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานของระบบว่ามีความจำเป็นมากน้อยเพียงใดที่จะต้องทำการประมวลผลทันทีหรือสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นกลุ่มก่อนแล้วจึงทำการประมวลผลพร้อมกันทีเดียว  เช่น  การประมวลผลการเสียภาษี  จะทำการประมวลผล  1  ปีต่อครั้ง  เนื่องจากการคิดภาษีเป็นการคิดจากรายได้ตลอดปี  แต่การตัดยอดบัญชีเงินฝากของลูกค้าจำเป็นที่จะต้องทำการประมวลผลทันทีทุกครั้งที่มีการฝากหรือถอนเงิน  ทั้งนี้เพื่อทราบยอดคงเหลือที่ลูกค้ามีอยู่  ณ  ปัจจุบัน  เป็นต้น